スタッフを一人でも雇用している治療院では、毎年12月頃に「年末調整」という手続きが必要になります。初めてスタッフを雇用した年は、「何をいつまでに準備すればいいのか分からない」という声をよく聞きます。年に一度しか発生しない業務だからこそ、毎年同じように迷ってしまう先生も少なくありません。年末調整の基本的な仕組みから、必要書類、実務上のスケジュールまで、順番に整理していきましょう。
年末調整とは何か
毎月の給与から源泉徴収している所得税は、あくまで概算です。年末調整は、1年間の給与総額と、扶養状況や各種控除をもとに、正しい所得税額を計算し、天引きしすぎた分を還付、不足していれば追加徴収する手続きです。多くの場合、生命保険料控除やiDeCoの掛金控除などが年の途中では反映されていないため、年末調整で還付になるケースが多く見られます。スタッフにとっても、年末調整は還付を受けられる貴重な機会であるため、控除証明書の提出を忘れないよう案内することが大切です。
対象となるスタッフ
年末まで雇用が継続しているスタッフのうち、「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出している人が、原則として年末調整の対象になります。年の途中で退職したスタッフは、原則として年末調整の対象外で、自分自身で確定申告を行うことになります。パートスタッフであっても、年末まで在籍していれば年末調整の対象になる点は見落とされがちです。扶養内で働くパートスタッフも対象に含まれるため、雇用形態にかかわらず対象者をリストアップしておくことが重要です。
必要な書類の収集
スタッフから、扶養控除等申告書、保険料控除申告書、生命保険料控除証明書などを回収し、内容を確認したうえで計算を行います。書類の提出が遅れると、年末調整全体のスケジュールに影響します。
年間スケジュールの目安
| 時期 | やること |
|---|---|
| 11月上旬 | 申告書・控除証明書の配布 |
| 11月中旬〜下旬 | スタッフから書類回収 |
| 12月 | 年末調整の計算・給与での過不足精算 |
| 翌年1月 | 源泉徴収票の交付、法定調書・給与支払報告書の提出 |
法定調書・源泉徴収票の作成
年末調整の計算後、スタッフごとの源泉徴収票を作成して交付するとともに、税務署・市区町村へ法定調書や給与支払報告書を提出します。給与支払報告書は、スタッフが住む市区町村ごとに提出先が分かれるため、複数の自治体に居住するスタッフがいる場合は、提出先の管理にも注意が必要です。提出期限は原則として翌年1月31日で、法定調書は税務署へ、給与支払報告書は各市区町村へ、それぞれ提出する必要があります。
2か所以上から給与を受け取っているスタッフの扱い
掛け持ちで働いているスタッフの場合、主たる給与を受け取る勤務先(通常は「扶養控除等申告書」を提出している方)でのみ年末調整を行い、他の勤務先の給与については、本人が確定申告で精算する必要があります。治療院側では、スタッフがどちらの立場にあるかを、雇用契約の段階で確認しておくとスムーズです。「扶養控除等申告書」を提出していないスタッフについては、そもそも年末調整の対象外である点も、あわせて覚えておきましょう。
スケジュール管理が重要
年末調整は、11月頃から書類回収を始め、12月の給与支払いまでに計算を終える必要があります。スタッフの人数が増えるほど、確認作業に時間がかかるため、早めのスケジュール管理が重要です。スタッフの採用手続き全般については「スタッフを雇うときの手続き」もあわせてご覧ください。
よくある質問
Q年の途中で入社したスタッフも年末調整の対象になりますか?
Q個人事業と法人で、年末調整の手続きに違いはありますか?
Q年末調整の後に控除の記載漏れが見つかった場合はどうすればよいですか?
年末調整は、毎年発生する定型的な手続きですが、制度改正も多く、控除の適用漏れなどのミスも起こりやすい業務です。治療院専門の税理士に依頼すれば、正確かつスムーズに手続きを進められます。スタッフの人数が多い治療院ほど、早めに依頼しておくことで年末の忙しい時期の負担を減らせます。